Að koma hlutum í verk

Verandi með nokkra hatta á höfðinu þessa dagana, svo sem "eiginmaður" og faðir, húseigandi, kennari við HR, fjármálastjóri Spretts, verktaki hjá Símanum og wanna-be hlaupari, og með nokkuð mikið að gera, þá var ég kominn í stöðu sem kallast "thrashing" á tölvumáli. Thrashing er það ástand sem örgjörvar lenda í þegar nýting þeirra nálgast 100% í fjölvinnsluumhverfi, þ.e. að  undir vissum kringumstæðum þá fer meiri tími/orka í að skipta um verk heldur en í að vinna þau.

Hausinn á mér rúmaði ekki lengur neitt nema hluti sem ég þurfti að gera, og verulega stór hluti af minni orku og athygli fór í að skipta um verk, og of lítill í að hugsa um hvernig væri best að gera þau. Ekki lengur.

Ég "las" núna nýlega bók með því ágæta nafni "Getting Things Done" eftir David Allen, þ.e. ég hlustaði á hana sem hljóðbók, og ég verð að segja að þetta er einhver praktískasta bók sem ég hef lesið í seinni tíð.

Nokkrar öflugar hugmyndir úr bókinni:

 - Það að skrifa ekki niður það sem menn hafa í huga að koma í verk er eins og að halda öllu í RAM á tölvu. RAM er ekki hentugt sem geymslumiðill til lengri tíma. Vel skipulagt "todo" kerfi er eins og harður diskur sem losar vinnsluminni til að vinna að mikilvægari hlutum.
 - 2 mínútna reglan: Ef þú telur að taki minna en 2 mínutur að bregðast við áreiti (tölvupósti, hugmynd sem þú fékkst, bréf inn um bréfalúguna), þá skal gera það strax. Annars má íhuga að fresta því. 2 mínútur er u.þ.b. þröskuldurinn þar sem fer að verða dýrara að halda utan um verkið en að framkvæma það strax.
 - Skipuleggja innbox alls staðar þar sem áreiti á sér stað, minnisbók á ferðinni, á skrifstofunni og á tölvunni, og hafa nákvæmlega eitt skipulagt kerfi þar sem maður flokkar inn atriði til að gera úr ÖLLUM innboxum.

Ég er kominn af stað að útfæra þetta kerfi, og finn greinilegan mun nú þegar á öllu vinnulagi hjá mér. Ég mæli því eindregið með þessari bók við alla þá sem hafa áhuga á að koma hlutum í verk. Til að auka skilvirkni í því sem menn eru að gera þá er þetta stórgóð bók.

Það er samt gott að hafa í huga að aukin skilvirkni (efficiency) er ekki endilega ávísun á meiri/betri áhrif (effectiveness)...

07.10.2008 | Comments [4]
Flokkur: Bækur | Sprettur | Stjórnun
Höfundur: Guðlaugur Stefán Egilsson